1. Alcance y roles en el tratamiento
Esta Política explica cómo ServiUno trata datos personales a través de serviuno.com.co, su panel administrativo, formularios, enlaces compartidos, integraciones y demás funcionalidades relacionadas (en conjunto, la “Plataforma”).
ServiUno actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos que determina y utiliza para crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, gestionar suscripciones y pagos, prestar soporte, proteger la Plataforma, cumplir obligaciones propias y mantener registros administrativos.
Cuando una empresa cliente registra o carga datos de sus clientes, huéspedes, empleados, proveedores u otros terceros para operar su negocio, esa empresa es normalmente el Responsable del Tratamiento y ServiUno actúa como Encargado del Tratamiento, procesando la información para prestar la Plataforma y siguiendo las instrucciones de la empresa.
Esta Política no reemplaza el aviso ni la política que cada empresa cliente debe poner a disposición de sus propios titulares.
- Plataforma
- ServiUno
- Domicilio informado
- Bogotá D.C., Colombia
- Sitio web
- serviuno.com.co
- Canal de privacidad
- jfajardor9210@gmail.com
2. Datos que podemos tratar
Las categorías concretas dependen de los módulos habilitados y de la información que cada empresa decida registrar:
- Cuenta y empresa: nombre comercial, administrador, usuario o correo, contraseña almacenada mediante hash, plan, módulos, estado de suscripción, NIT, teléfono, dirección, correo, logo y configuración.
- Usuarios y empleados: nombre, cargo, área, teléfono, horarios, comisiones, rol, permisos y actividad asociada a operaciones realizadas en la Plataforma.
- Clientes y vehículos: nombre, teléfono, correo, historial de visitas y gasto, placa, tipo, modelo, color y fotografías del vehículo.
- Citas, órdenes y servicios: fechas, servicios, personal asignado, kilometraje, fotografías, quejas, diagnósticos, recomendaciones, observaciones, eventos y firmas de autorización o entrega.
- Alojamiento: huésped, contacto, tipo y número de documento, nacionalidad, empresa, estadía, acompañantes, origen y propósito de reserva, garantía, depósito, tarifa, preferencias, solicitudes y notas.
- Operación comercial: ventas, cotizaciones, productos, servicios, importes, descuentos, formas de pago, crédito, membresías, beneficios, inventario, caja y reportes.
- Verificación de transferencias: cuenta de Gmail conectada, identificador y autenticación técnica del aviso bancario, banco o aplicación de origen, valor, moneda, referencia, fecha, hora, cuenta parcialmente enmascarada, resultado de coincidencia y trazabilidad de la verificación. En Android, cuando la empresa lo habilita, también se tratan eventos financieros normalizados extraídos de notificaciones permitidas; no se carga el historial general de mensajes ni de notificaciones.
- Información fiscal y contable: identificación, datos de facturación, RFC o EIN cuando corresponda, régimen fiscal, uso CFDI, direcciones fiscales o de entrega, clasificaciones de productos, conceptos, líneas, impuestos, retenciones, totales, CUFE o UUID, proveedor, estado y registros de auditoría.
- Archivos y documentos: imágenes, PDF, XML, CSV o texto, metadatos del archivo, contrapartes, identificaciones, números, fechas, ítems, valores, notas, etiquetas y resultados de extracción con inteligencia artificial.
- Tareas y cuestionarios: descripción, responsables, personas con acceso, fechas, respuestas, identificación o cargo del participante y fotografías de evidencia.
- Pedidos e integraciones: identificadores, origen, canal, datos de contacto y entrega, método de pago, notas, productos, cantidades, precios, totales y contenido técnico recibido.
- Datos técnicos y comunicaciones: sesión, última actividad, vencimiento, preferencias locales, información del agente de impresión, destinatario, asunto, contenido y adjuntos de correos, y mensajes preparados para WhatsApp.
La información puede provenir del titular, de la empresa cliente, de usuarios autorizados, de personas que diligencian formularios, de plataformas conectadas y de proveedores de pago o facturación.
3. Finalidades del tratamiento
Tratamos la información, según corresponda, para:
- crear, autenticar, administrar y proteger cuentas y espacios de trabajo;
- prestar los módulos contratados y registrar la operación indicada por la empresa cliente;
- gestionar planes, periodos, cobros, confirmaciones y estados de suscripción;
- facilitar pagos por ePayco y conservar referencias, estados y metadatos devueltos por la pasarela;
- procesar los cobros propios de la empresa mediante Stripe cuando esta lo habilite, conciliar pagos y, con Stripe Tax activado, calcular y conservar el desglose fiscal de las ventas compatibles;
- detectar avisos de abonos o transferencias autorizados por la empresa, compararlos con el valor y la referencia del cobro, evitar que una misma evidencia se asigne a dos comprobantes y mantener una pista de auditoría;
- emitir, consultar y auditar facturación electrónica mediante el proveedor configurado y facilitar el cumplimiento fiscal;
- enviar facturas, reportes y notificaciones por correo o preparar mensajes para compartir por WhatsApp;
- recibir pedidos y sincronizar información con integraciones autorizadas;
- extraer, clasificar, resumir y consultar documentos mediante inteligencia artificial, y prestar el asistente administrativo;
- generar PDF, enlaces de seguimiento, cotización, fidelización o cuestionarios y trabajos de impresión;
- aplicar permisos, mantener trazabilidad, prevenir accesos no autorizados, diagnosticar fallos y atender soporte, consultas o reclamos;
- cumplir obligaciones legales, contractuales, fiscales, contables y requerimientos de autoridades competentes.
Actualmente la Plataforma no incorpora herramientas propias de publicidad comportamental ni ofrece la venta de datos personales.
4. Autorización y deberes de la empresa cliente
Cuando la ley lo exija, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular o con fundamento en otra causa permitida por la normativa aplicable.
Cada empresa cliente debe definir y documentar la autorización o fundamento que le permita registrar datos de sus clientes, huéspedes, empleados, proveedores y otros terceros; informarles sus propias finalidades; mantener la información actualizada; recolectar únicamente lo necesario; configurar los permisos; proteger las credenciales; y atender oportunamente los derechos de los titulares.
La conexión para verificar transferencias debe hacerse con una cuenta de Gmail controlada y autorizada por la empresa. Si activa la detección opcional de Android, la empresa debe informar a las personas que administran el dispositivo, habilitar únicamente aplicaciones bancarias o billeteras financieras necesarias y revocar el acceso cuando deje de utilizar esa función.
La empresa también debe revisar los resultados producidos por inteligencia artificial antes de utilizarlos en decisiones contables, fiscales, laborales, comerciales o de servicio.
5. Datos sensibles y datos de menores
ServiUno no exige como regla general información sobre salud, orientación política o religiosa, vida sexual, origen étnico u otras categorías sensibles. Sin embargo, fotografías, firmas, documentos, respuestas y campos de texto libre podrían contenerla si un usuario decide incluirla.
No debe cargarse información sensible salvo que sea estrictamente necesaria, exista una finalidad legítima y se cuente con autorización explícita o habilitación legal. El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.
Algunos módulos pueden registrar la cantidad de menores incluida en una reserva. Si se tratan otros datos de niños, niñas o adolescentes, la empresa cliente debe respetar sus derechos prevalentes, limitar el tratamiento a lo necesario y obtener la autorización de su representante cuando corresponda.
6. Proveedores, destinatarios y transferencias
Para prestar las funciones solicitadas, podemos transmitir o comunicar información a los siguientes proveedores, solo en la medida necesaria:
- ePayco: procesa pagos de suscripción. Las credenciales de tarjeta o PSE son recogidas por ePayco; ServiUno recibe y conserva referencias, estados, identificadores y otros metadatos de la transacción.
- Siigo, otro operador de facturación y la DIAN: reciben los datos fiscales y comerciales necesarios para emitir, validar o consultar documentos electrónicos. La comunicación con la DIAN se realiza a través del proveedor configurado.
- Stripe y Stripe Tax: cuando la empresa activa estos servicios en su propia cuenta, Stripe procesa el medio de pago y recibe los datos necesarios del cobro. Para el cálculo fiscal puede recibir nombres, datos de contacto, direcciones de facturación o entrega, productos, SKU, cantidades, clasificaciones fiscales, ubicación de la venta, importes y moneda. ServiUno conserva referencias, estados, identificadores, importes y, cuando corresponde, direcciones y desgloses fiscales confirmados. Las credenciales de tarjeta se recogen directamente en Stripe.
- Facturapi: cuando la empresa configura la integración de México, recibe los datos fiscales del emisor y receptor, RFC, razón social, régimen, código postal, uso CFDI, conceptos, claves SAT, forma de pago, importes e impuestos para tramitar y consultar documentos electrónicos. ServiUno conserva la solicitud, identificadores, estado y UUID y puede obtener el XML y PDF. La empresa administra su organización y certificados directamente en Facturapi.
- Brevo: permite enviar correos, contenido y, cuando corresponde, archivos PDF adjuntos.
- Anthropic y OpenAI: procesan archivos, consultas y contexto operativo cuando se utilizan funciones de extracción o asistencia con inteligencia artificial.
- Plataformas de pedidos: intercambian catálogos y pedidos mediante integraciones autorizadas por la empresa.
- WhatsApp: recibe el número y el mensaje prellenado únicamente cuando un usuario decide abrir este canal.
- Google Gmail API: cuando el administrador conecta Gmail, permite consultar avisos recientes necesarios para verificar transferencias. ServiUno solicita acceso de solo lectura, no envía, modifica ni elimina correos y conserva el token de conexión cifrado hasta que la empresa lo desconecta.
- Google Fonts y Cloudflare: suministran recursos de presentación y protección del sitio y pueden recibir información técnica propia de una solicitud web.
- Agente de impresión: el programa instalado en el equipo de la empresa recibe el contenido del tiquete y reporta información técnica de la caja y sus impresoras.
Algunos proveedores pueden tratar información fuera de Colombia, según su infraestructura y sus propias políticas. Estas operaciones se gestionarán como transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de datos cuando así lo determine la normativa aplicable.
También podremos comunicar información con autorización del titular, por orden judicial o administrativa, para cumplir un deber legal o para proteger derechos y seguridad.
7. Verificación de transferencias, inteligencia artificial y enlaces protegidos
Verificación de transferencias
ServiUno consulta los correos recientes que pueden corresponder a avisos bancarios y procesa su contenido para extraer únicamente los campos necesarios de conciliación. El cuerpo completo del correo se usa de forma transitoria para esa extracción y no se conserva como parte del registro ordinario; se guardan identificadores, huellas y datos normalizados para deduplicar, auditar y asociar el resultado al comprobante.
En Android, la detección local es opcional y requiere que el usuario otorgue acceso especial a notificaciones. La aplicación descarta las notificaciones de paquetes no permitidos, transmite solo campos financieros normalizados y mantiene temporalmente una cola local cuando no hay conexión. ServiUno no solicita permisos ni acceso al buzón de SMS; en iPhone esta función opera únicamente mediante Gmail porque iOS tampoco permite leer las notificaciones privadas de otras aplicaciones.
El uso de información obtenida de las APIs de Google se limita a prestar y mejorar esta función visible para el usuario y se somete a la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. ServiUno no utiliza esos datos para publicidad ni los transfiere para elaborar perfiles comerciales.
Una coincidencia indica que ServiUno detectó un aviso compatible; no reemplaza el estado oficial del banco. Los correos y notificaciones pueden retrasarse, omitirse o ser manipulados, por lo que los casos ambiguos o sin autenticación suficiente quedan pendientes de revisión.
Funciones de inteligencia artificial
El módulo de documentos puede enviar el archivo cargado y contexto relacionado a Anthropic para extraer o consultar información. El asistente administrativo puede enviar a OpenAI la pregunta, mensajes recientes y hechos operativos necesarios para responder.
Las respuestas, clasificaciones y resúmenes pueden ser incompletos o incorrectos. No sustituyen la revisión humana ni la asesoría contable, fiscal, jurídica o profesional, y no deben utilizarse como única fuente para tomar decisiones que afecten a una persona.
Enlaces con token
ServiUno permite generar enlaces de cotizaciones, seguimiento de órdenes, fidelización y cuestionarios. Quien posea el enlace y su token puede acceder a la información mostrada sin iniciar sesión. Según el tipo de enlace, esta puede incluir datos de contacto, vehículo y fotografías, servicios, diagnóstico, valores, pagos, beneficios, respuestas o evidencias.
La empresa y sus usuarios deben tratarlos como enlaces confidenciales, compartirlos solo con destinatarios autorizados y reportar cualquier exposición al canal de privacidad.
9. Conservación, eliminación y papelera
No existe un único plazo automático para todas las categorías. Los datos pueden permanecer mientras la cuenta esté activa, mientras sean necesarios para prestar el servicio o hasta que la empresa los elimine, sin perjuicio de obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales, de seguridad o de atención de reclamaciones.
- Los registros eliminados desde módulos generales pasan a una papelera de hasta 300 elementos; la eliminación definitiva es manual.
- Eliminar la ficha de un cliente no elimina automáticamente sus órdenes, pagos o citas históricas.
- Los documentos cargados se eliminan primero de forma lógica; la purga permanente elimina el archivo y su registro. No tienen una caducidad general automática.
- Las sesiones vencidas pueden ser depuradas; los trabajos de impresión finalizados se configuran para depurarse después de siete días al generarse nuevos trabajos; y el historial de cuestionarios conserva hasta 500 registros.
- Los pagos, facturas, auditorías, pedidos y demás históricos pueden conservarse durante los plazos exigidos o permitidos por la ley y las necesidades legítimas de la operación.
- Los tokens de Gmail se eliminan al desconectar la cuenta; los tokens de un dispositivo se revocan al desvincularlo. Las evidencias normalizadas vinculadas a un cobro pueden conservarse con el registro financiero para impedir su reutilización y demostrar la conciliación.
Al cerrar una empresa puede solicitarse confirmación del alcance de la eliminación. Los proveedores externos pueden conservar información según sus propias políticas y obligaciones, y la supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación.
10. Seguridad de la información
La Plataforma aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información, como almacenamiento de contraseñas mediante hash, sesiones protegidas, permisos por rol y acción, restricción de documentos, tokens para integraciones y cifrado de determinadas configuraciones sensibles.
Ningún sistema es completamente seguro. Cada empresa debe asignar el mínimo acceso necesario, revocar cuentas e integraciones que ya no utilice, mantener sus dispositivos protegidos y no compartir contraseñas ni enlaces con token.
11. Derechos de los titulares y procedimiento
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular puede:
- conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos;
- solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible;
- ser informado sobre el uso dado a su información;
- revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda;
- acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento;
- abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores;
- presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el Responsable o Encargado.
Cómo presentar una solicitud
Las consultas, solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocación o reclamos pueden enviarse a jfajardor9210@gmail.com con el asunto “Datos personales”.
La solicitud debe indicar el nombre del titular, medio de respuesta, relación con la empresa o cuenta, descripción clara de la petición e información necesaria para localizar los datos. Podremos pedir acreditación razonable de identidad, representación o autorización.
Si la información fue registrada por una empresa cliente, ServiUno podrá remitir la solicitud a esa empresa, colaborar con ella y actuar siguiendo sus instrucciones como Encargado.
Plazos de respuesta
Las consultas se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la respuesta se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Los reclamos se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción; si se requiere una extensión, se informará el motivo y la respuesta se dará dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.
12. Cambios y vigencia
Esta Política rige desde el 24 de agosto de 2026. La actualización del 4 de septiembre de 2026 describió la verificación de transferencias mediante Gmail y, opcionalmente, notificaciones financieras en Android. La actualización del 14 de septiembre de 2026 incorpora los cobros por Stripe, el cálculo de Stripe Tax y la integración de facturación de México mediante Facturapi, cuando cada empresa los configura. Las modificaciones se publicarán en esta página e indicarán su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarlos y, si implican una nueva finalidad que requiera autorización, esta se solicitará previamente.
13. Contacto y marco normativo
Bogotá D.C., Colombia
Asunto sugerido: “Datos personales”
Esta Política se orienta por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas aplicables sobre protección de datos personales.